Existem muitos artigos sobre a classificação de trabalhadores como contratados ou empregados e os riscos de classificação incorreta . Mas não há tantos que fornecem orientações práticas claras sobre como proceder, uma vez que você decidiu usar os recursos do contratado.
Um dos melhores sites sobre o mundo das notícias, o Blogzap, também está cheio de informações a respeito.
Existem muitas situações em que é apropriado usar um contratante independente ou um recurso 1099. Por exemplo, as seguintes situações podem ser apropriadas para um contratante independente:
Projetos de curto prazo;
Projetos que requerem experiência especializada; e
Atribuições temporárias por menos de um ano .
Existem maneiras de trabalhar com empreiteiros autônomos de maneira a limitar possíveis acusações de que o trabalhador foi classificado incorretamente. Por exemplo, fornecer requisitos e entregas do projeto em vez de uma descrição do trabalho, pagar ao contratado depois que ele forneceu uma fatura à sua empresa e garantir que haja datas de término nos contratos do contratante.
Este artigo se aprofundará nas seguintes 10 práticas recomendadas:
Seja claro na frente
Sem descrição de trabalho
Seguro
Despesas
Data final
Pagamento
Equipamento
Benefícios
Ao controle
Contrato escrito do contratante
1099 vs W2
A diferença básica entre um contratante independente e um empregado é o grau de controle e independência que o trabalhador possui. O IRS considera os contratantes independentes como freelancers que essencialmente dirigem seus próprios negócios e são autônomos, com um alto grau de controle sobre o trabalho que fazem e como o fazem . Por outro lado, um funcionário normalmente tem um chefe que lhe diz o que fazer, como fazer e fornece as ferramentas e equipamentos necessários para realizar o trabalho.
O IRS pesa uma variedade de fatores para determinar se existe uma relação de trabalho. Os fatores se enquadram em três categorias amplas: controle comportamental, controle financeiro e relacionamento. Todos os fatores devem ser pesados para determinar se o trabalhador é um funcionário ou contratado independente.
Riscos de classificação incorreta
Existem muitos riscos de classificação incorreta de um funcionário como um contratante independente. Esses riscos incluem:
Investigações das autoridades federais, estaduais e trabalhistas;
Penalidades civis e criminais;
Pagamento de salários atrasados, horas extras e benefícios devidos a funcionários classificados incorretamente;
Multas adicionais, penalidades e danos liquidados; e
Danos à reputação da empresa.
Por esses motivos, é melhor tomar medidas para reduzir o risco de uma reivindicação de classificação incorreta.
Melhores Práticas
Embora não haja um número mágico de fatores que torne um trabalhador um empregado em comparação com um contratante independente, existem coisas que se pode fazer para tornar o relacionamento mais inequívoco.
1. Seja claro na frente
Um trabalhador não deve se surpreender ao receber um formulário 1099 em vez de um formulário W-2. Revise o texto do anúncio em todas as plataformas (incluindo qualquer postagem em mídia social) para garantir a consistência. Fale sobre a diferença com os parceiros de negócios antes de qualquer discussão com empreiteiros sobre o projeto proposto, para que todas as informações que eles transmitam a um empreiteiro independente sejam precisas.
Sempre que o contratante independente for identificado, deve ficar claro para o público que o contratante não é um funcionário da empresa. Dependendo da natureza do trabalho, isso pode incluir crachás / cartões de identificação, assinaturas de e-mail e perfis de mídia social (como LinkedIn). As mesmas práticas devem ser aplicadas aos seus arquivos também. Todos os arquivos do contratado (formulários W-9, contrato do contratado etc.) devem ser identificados de forma diferente e mantidos separadamente dos arquivos do funcionário.
2. Sem descrição de trabalho
Ao pesquisar e se preparar para trabalhar com um contratante independente, reúna uma lista detalhada de trabalhos específicos e produtos que você precisa concluir, semelhante a uma solicitação de proposta. O contratado não deve receber uma descrição de trabalho ou oferta de trabalho da mesma maneira que um funcionário em potencial receberia.
3. Seguro
Os contratados devem obter e pagar por seus próprios seguros e licenças, conforme aplicável. Dependendo do escopo e da natureza do trabalho, o seu contrato com o contratante independente pode incluir requisitos de cobertura mínima para itens como seguro de responsabilidade comercial geral, responsabilidade profissional, cobertura de cobertura ou excesso de responsabilidade e seguro de risco cibernético.
4. Despesas
Reveja cuidadosamente quais despesas você vai reembolsar, se houver, e identifique-as por escrito com o contratante. Geralmente, as despesas de seus negócios são de sua própria responsabilidade e devem ser incluídas em sua cotação para o trabalho. O contratante independente deve pagar suas próprias despesas de negócios e viagens, em vez de ser reembolsado separadamente por elas por sua empresa.
5. Data de término
O acordo por escrito com o contratante deve ter uma data de término clara para cada projeto ou atribuição. Um relacionamento permanente e de longo prazo começa a se parecer mais com uma relação de emprego. Pode ser útil definir um lembrete de calendário para revisar periodicamente seu relacionamento com os contratados para avaliar se seus deveres e tratamento justificam uma mudança na classificação.
6. Pagamento
Pague aos contratantes independentes uma taxa fixa de projeto ou pelo resultado, em vez de por hora. O empreiteiro deve assumir o risco de perda caso tenha orçado um valor que acaba sendo insuficiente para o trabalho executado.
Em seguida, peça ao seu contratado para enviar faturas e pague-as por meio do sistema de Contas a Pagar (AP) da sua empresa, em vez de adicioná-las à folha de pagamento do funcionário. Os funcionários são pagos em um cronograma definido (por exemplo, semanalmente ou quinzenalmente). Por outro lado, você só deve pagar aos contratantes depois de eles terem enviado a fatura. Depois disso, cada fatura deve ser salva da mesma maneira que a fatura de qualquer outro fornecedor.
O pagamento da fatura deve ser o valor total sem descontar quaisquer impostos, uma vez que os autônomos são responsáveis por declarar sua própria renda e pagar seus próprios impostos.
7. Equipamento
Os empreiteiros devem usar seus próprios equipamentos e recursos. Se o trabalho exigir algo específico, esboce as especificações do projeto e peça que eles decidam quais ferramentas precisam e as obtenha. Se você precisar fornecer uma ferramenta ou equipamento específico, documente o porquê, para que fique claro que sua empresa não está tentando controlar os meios e métodos de seu trabalho.
Se um contratado independente precisar acessar seus sistemas, trabalhe com sua equipe de TI e de negócios para revisar as configurações para limitar as permissões e o acesso apenas na extensão necessária. Essas permissões devem ser adaptadas ao projeto e as credenciais devem ser revogadas no final do contrato.
8. Benefícios
Os contratados independentes não devem receber benefícios de funcionários. Como eles definem seus próprios horários, eles não recebem folgas remuneradas. São autônomos e devem manter seguro saúde e planos de aposentadoria próprios. Você não deve fornecer o mesmo treinamento e desenvolvimento que daria a um funcionário. Da mesma forma, embora pareça um gesto simpático durante a temporada de férias, você não deve convidar contratantes independentes para a festa de férias da empresa ou pagar a um contratante independente um bônus anual.
9. Controle
O contratado independente deve controlar sua própria programação, horas e local de trabalho. Eles devem decidir a ordem e a sequência dos serviços que prestam. Uma vez que você não deve controlar as atividades de trabalho do contratado independente ou como eles executam a tarefa, você precisará ser muito claro desde o início em relação ao trabalho necessário para o projeto e as entregas.
Você não deve impedir o recurso de anunciar seus serviços e trabalhar com outros clientes. Se você não deseja que eles trabalhem com outros clientes porque está preocupado com a concorrência ou os direitos de propriedade intelectual, enquadre a discussão em torno dessas preocupações, em vez de proibições de trabalhar com outras pessoas. Idealmente, o empreiteiro deve ter vários clientes além de sua empresa e estar ativamente no marketing para outros trabalhos.
10. Acordo escrito do contratado
Antes de o contratante começar a trabalhar em um projeto, ele deve assinar um contrato especificando claramente que ele tem uma relação de contratante independente com sua empresa. Este acordo deve documentar formalmente os pontos descritos acima, incluindo uma descrição detalhada dos serviços, entregas, requisitos de seguro, data de término do projeto e termos de pagamento. Você deve firmar um novo contrato cada vez que o empreiteiro realizar um trabalho para sua empresa.
Lembre-se de que a existência de um contrato escrito declarando que um trabalhador é um contratante independente por si só não é suficiente para estabelecer uma relação de contratante, mas pode ajudar a definir expectativas claras para ambas as partes.
Seguir as etapas acima limitará possíveis acusações de que o contratante independente foi classificado incorretamente.
Conclusão
O uso eficaz dos recursos do contratado permite que você atenda às necessidades de negócios enquanto minimiza os riscos para a empresa. Embora haja alguns pontos acima que podem não ser relevantes ou funcionar para cada situação particular, no relacionamento geral, você deve agir de maneira consistente com a determinação de seu contratante independente. Finalmente, não se esqueça de revisar o relacionamento periodicamente para avaliar se alguma coisa mudou que pudesse afetar sua conclusão de que alguém é um contratante independente.
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